1: Serviceydelsen 

EC Network har under det EU H2020-finansierede projekt European City Facility og de eksterne kontrahenter (se § 7 nedenfor), oprettet denne elektroniske tilmeldingsformular for at lette tilmeldingen af deltagere til arrangementer.

2: Hvilken slags personoplysninger indsamler vi, til hvilket formål og med hvilke tekniske midler?

Identifikationsdata

Registreringsformularen indsamler grundlæggende oplysninger om hver deltager, herunder deres navn, organisation og kontaktoplysninger.

Ud fra de indsamlede data kan der produceres et badge, som giver registrerede deltagere adgang til konferencestedet (gælder ikke for virtuelle arrangementer).

Data indsamlet af tjenesten kan omfatte følgende:

• Email adresse
• Fornavn
• Efternavn
• Jobtitel/funktion
• Organisationens navn
• Organisationstype
• Organisationens adresse
• Land
• Telefon nummer

Derudover kan der indsamles ikke-obligatoriske personoplysninger, såsom fødevarerestriktioner og tilgængelighedsbehov.

Nogle data indsamles muligvis ikke til virtuelle begivenheder.

Yderligere oplysninger givet til dig som en del af tjenesten

Ved at tilmelde sig et arrangement accepterer deltagerne at modtage specifikke oplysninger. For eksempel vil vi bruge din e-mailadresse og dit navn til at sende en bekræftelses-e-mail. Deltagerne kan også modtage information om programændringer, adgangsinstruktioner og sikkerhedsprocedurer.

Efter arrangementet kan personoplysninger også bruges til at udtrykke taknemmelighed til hver enkelt deltager for at deltage i arrangementet.

Teknisk information

Deltagerne vil registrere sig på webstedet www.roundbaltic.eu, der administreres af EC Network . Til nogle begivenheder kan et login og en adgangskode være angivet i en begivenhedsinvitation og er nødvendig for tilmelding.

Felter på registreringssiden er beskyttet mod indtrængende koder eller forsøg på at få adgang til/ændre/slette databasen.

En sikret administrativ side giver begrænset adgang til de data, der indsamles under kontrol af en udpeget administrator.

3: Hvem har adgang til de afgivne oplysninger, og hvem videregives de til?

Personoplysninger vil være tilgængelige for det kontraktmæssige personale, der arbejder i tilrettelæggelsen af denne begivenhed på vegne af EU H2020 European City Facility Projektet. Ingen tredjepart vil modtage de indsendte oplysninger.

Navne på deltagere og deres organisationer er inkluderet i lister, der kun distribueres til deltagere med deres udtrykkelige samtykke. Deltagere kan nægte at dele deres kontaktoplysninger på denne måde.

Deltagerne kan stille spørgsmål eller kommentarer ved at sende en e-mail til eucf@ecnetwork.dk

4: Hvordan kan du verificere, ændre eller slette dine oplysninger?

Hvis tilmeldte finder en fejl i deres tilmeldingsblanket, er det muligt at tilmelde sig igen uden forudgående varsel til arrangøren. De tidligere data vil blive slettet fra databasen.

For at slette hele eller dele af deres data skal registranter sende en anmodning til eucf@ecnetwork.dk

5: Hvor længe opbevarer vi dine data?

Dine personoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for formålet med behandlingen af din fil, og så længe det er nødvendigt for at opfylde vores juridiske forpligtelser. Du kan til enhver tid anmode om øjeblikkelig fjernelse af dine personlige data fra vores liste, som forklaret ovenfor.

Hosting leverandøren, der er valgt til at gøre dette på deres vegne, vil opbevare dine personlige data på en sikker – virusbeskyttet – elektronisk opbevaring til fremtidig brug.

6: Tilladelse til at bruge billeder og blive filmet

Bemærk venligst, at der kan tages billeder og videoer under arrangementet, frokoster, kaffepauser, cocktails mv. og kan optages. Nogle begivenheder streames også live. Virtuelle begivenheder, der afholdes på webkonference -platforme, kan også optages og offentliggøres online.

EUCF-projektet kan bruge fotografierne og/eller filmene med dit billede som beskrevet ovenfor i alle typer publikationer, i enhver form for tv-udsendelse eller kommunikation via internettet, for at illustrere eller fremme projektets aktiviteter.

Denne tilladelse gælder i hele verden og så længe et billede er underlagt juridisk beskyttelse. Den kan trækkes tilbage ved at informere EC Network på ovennævnte adresse.

I nogle tilfælde er valget om at fravælge at blive fotograferet eller filmet angivet i tilmeldingsformularen til begivenheden.

7: GDPR – General Data Protection Regulation (EU)

EC Network AS er som kontrahent for EU-institutionerne i overensstemmelse med (EU) nr. 2018/1725 og er som privat virksomhed i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 2016/679 (GDPR).

8: Kontaktoplysninger

Skriv venligst til EUCF@ecnetwork.dk for spørgsmål eller kommentarer om tjenesten med hensyn til brugen af personlige oplysninger.

Se venligst følgende websted for at få flere oplysninger om databeskyttelse: “European Data Protection Supervisor, EU’s uafhængige databeskyttelsesmyndighed”: https://edps.europa.eu